El Canal de comunicaciones de la Asociación de Investigación de las Industrias Cerámicas (AICE) tiene como objeto principal proporcionar una vía confidencial y segura para la presentación de comunicaciones relacionadas con conductas inapropiadas, irregularidades, violaciones de políticas, o cualquier otro asunto ético o legal que afecte a AICE. El canal tiene la finalidad de:

• Fomentar un ambiente de integridad y ética en AICE.
• Facilitar la detección temprana y la resolución de problemas éticos y legales.
• Proporcionar a empleados, proveedores, miembros y otras partes interesadas una herramienta para expresar preocupaciones de manera confidencial.

El canal de comunicaciones de AICE es aplicable a:

• Empleados de AICE: Todos los empleados de AICE, incluyendo personal a tiempo completo, a tiempo parcial, temporales y contratistas independientes, pueden utilizar el canal para presentar comunicaciones.
• Proveedores: Los proveedores y contratistas externos que tengan relaciones comerciales con AICE tienen la opción de utilizar el canal para informar sobre conductas inapropiadas en relación con su interacción con la organización.
• Miembros y socios: Los miembros y socios de AICE pueden utilizar el canal para presentar comunicaciones relacionadas con la organización y sus actividades.
• Otras partes interesadas: Otras partes interesadas, como clientes y partes externas a la organización, que tengan conocimiento de conductas inapropiadas o irregularidades que involucren a AICE.

Este canal se utiliza específicamente para comunicaciones y no está destinado para preguntas generales o solicitudes de información. Los informes deben centrarse en asuntos de conducta inapropiada, irregularidades, violaciones de políticas o cualquier otro asunto ético o legal relacionado con AICE.

En la Asociación de Investigación de las Industrias Cerámicas (AICE), garantizamos la confidencialidad y protección de los informantes que utilizan nuestro canal de comunicaciones. Reconocemos la importancia de brindar un entorno seguro y confidencial para presentar comunicaciones, y nos comprometemos a respetar y proteger los derechos de quienes presentan informes.

AICE se compromete a mantener la confidencialidad de la identidad de los informantes en la medida en que la ley lo permita. Los detalles proporcionados por los informantes, incluyendo su nombre y cualquier otra información identificativa, se manejarán de manera confidencial y solo se revelarán en la medida en que sea necesario para llevar a cabo una investigación adecuada o cumplir con las obligaciones legales.

Protección contra represalias

AICE prohíbe cualquier forma de represalia contra los informantes de buena fe. Los informantes que presenten informes legítimos y de buena fe no deben temer represalias, consecuencias adversas, discriminación o trato injusto como resultado de su comunicación.

Los informantes pueden optar por presentar comunicaciones de forma anónima si lo desean. Entendemos que, en algunos casos, los informantes pueden sentirse más cómodos protegiendo su identidad, y respetamos esta elección. Sin embargo, es importante señalar que la presentación de una comunicación de forma anónima puede limitar la capacidad de llevar a cabo una investigación completa y efectiva.

Toda la información proporcionada en la comunicación se manejará con la máxima confidencialidad. Solo el personal autorizado encargado de la gestión y la investigación de la comunicación tendrá acceso a esta información. La divulgación de la información de la comunicación se limitará a las partes directamente involucradas en la investigación.

AICE se compromete a notificar a los informantes sobre el estado de la investigación y los resultados, en la medida en que lo permita la confidencialidad y la ley aplicable. Esto se hará de manera que proteja la identidad del informante en la medida de lo posible.

Esta garantía de confidencialidad y protección al informante es fundamental para fomentar un ambiente seguro y ético en AICE y para alentar a los informantes a presentar informes de conductas inapropiadas o irregularidades de manera transparente y segura.

El canal de comunicaciones de la Asociación de Investigación de las Industrias Cerámicas (AICE) está diseñado para ser de fácil acceso y uso por parte de los informantes. Se pueden utilizar las siguientes vías para acceder al canal:

• Acceso en línea: Los informantes pueden acceder al canal a través de un portal en línea dedicado en el sitio web oficial de AICE.
• Correo electrónico: Los informantes pueden enviar un correo electrónico para presentar una comunicación.
• Teléfono: Los informantes también pueden comunicarse con el canal de comunicaciones a través del número de teléfono.

Una vez que el informante accede al canal, se le proporcionará un formulario o proceso de registro. En este formulario, el informante puede proporcionar la información relevante, incluyendo detalles sobre la comunicación, nombres de las partes involucradas, fechas y cualquier evidencia disponible.

La comunicación será registrada y clasificada de acuerdo con la naturaleza de esta. Esto puede incluir categorías como conductas inapropiadas, irregularidades financieras, violaciones de políticas, entre otras.

Una vez registrada y clasificada, la comunicación será sometida a un análisis preliminar por el personal autorizado del canal de comunicaciones. Durante este análisis, se determinará la gravedad de la comunicación y su posible impacto en la organización.

Posteriormente, se llevará a cabo una comprobación de los hechos. Esto implica la recopilación de pruebas, entrevistas, y cualquier otra acción necesaria para evaluar la validez de la comunicación y determinar si se justifica una investigación más profunda.

Si se determina que la comunicación es válida y requiere una investigación adicional, se llevará a cabo una investigación exhaustiva y justa. Esto puede incluir la recopilación de pruebas adicionales, entrevistas y evaluación de testigos.

Basándose en los resultados de la investigación, se tomarán medidas apropiadas para resolver la comunicación. Esto podría incluir acciones disciplinarias, correcciones de políticas o procedimientos, o cualquier otra medida necesaria para abordar la conducta inapropiada o la irregularidad identificada.

Toda la información relacionada con la comunicación, incluyendo los registros, documentación y resultados de la investigación, se conservará durante el tiempo necesario para cumplir con los fines establecidos y de acuerdo con las obligaciones legales.

La operativa del canal de comunicaciones de AICE está diseñada para asegurar una gestión eficaz, confidencial y ética de las comunicaciones presentadas. Los informantes pueden confiar en que sus informes serán tratados con seriedad y responsabilidad.

La publicidad del canal de comunicaciones de la Asociación de Investigación de las Industrias Cerámicas (AICE) es esencial para asegurar que los destinatarios del canal estén informados sobre su existencia y funcionamiento. A continuación, se especifican los medios y canales utilizados para difundir el canal:

• Comunicación interna: Se promoverá la existencia del canal de comunicaciones entre los empleados y miembros de la organización a través de comunicaciones internas regulares, como correos electrónicos, boletines, reuniones de personal y paneles informativos en las instalaciones de la organización.
• Sitio web de AICE: La información sobre el canal de comunicaciones, incluyendo su propósito, acceso y proceso de presentación de comunicaciones, se publicará en el sitio web oficial de AICE. Se proporcionarán enlaces directos al portal de presentación de comunicaciones en línea.
• Orientación a empleados y miembros nuevos: Durante la orientación y capacitación de empleados y nuevos miembros, se destacará la existencia y la importancia del canal de comunicaciones como una herramienta clave para mantener un entorno ético y seguro.
• Cartelería y material impreso: Se colocarán carteles informativos en lugares estratégicos de las instalaciones de AICE, como áreas comunes, tablones de anuncios y lugares de alto tráfico. Además, se proporcionará material impreso que explique el funcionamiento del canal.
• Correos electrónicos de recordatorio: De manera periódica, se enviarán correos electrónicos de recordatorio a empleados, miembros y proveedores, enfatizando la disponibilidad y la importancia del canal de comunicaciones.
• Medios sociales y comunicados de prensa: AICE utilizará sus cuentas en medios sociales y comunicados de prensa para informar a la comunidad sobre la existencia del canal de comunicaciones, destacando su compromiso con la integridad y la ética.
• Reuniones y eventos de AICE: Durante reuniones, conferencias, seminarios y otros eventos de AICE, se informará a los asistentes sobre el canal de comunicaciones y se proporcionará información sobre cómo acceder a él.
• Entrevistas y charlas con la alta dirección: La alta dirección de AICE se compromete a hablar sobre el canal de comunicaciones en entrevistas con medios de comunicación y en charlas públicas para enfatizar su importancia y disponibilidad.

La publicidad del canal de comunicaciones se llevará a cabo de manera regular y proactiva para garantizar que los destinatarios estén plenamente informados y cómodos con el uso del canal como una herramienta para informar conductas inapropiadas o irregularidades.